職場 前台積電主管給小主管的聰明解方，這年頭「努力」解決問題早已不夠！ 這位小主管聽朋友說，業界有一位很有名的企業顧問，名叫德斯，擅長系統性的問題分析與問題解決，他就想去請教這位顧問... 2022.09.06
職場 工作能力強的人都有什麼特點？凡事多做一步！ 在職場中，工作能力強的人不僅會解決問題，更懂在解決問題後多做一步，例如整理SOP（標準操作程序）。這種習慣在專案匯報和文件梳理中，體現了對成長的深刻思考和對專案的全面掌握。此外，懂得與團隊分擔和善用資源，都是提升工作效率的重要策略。 1.多一份SOP，提高工作效能 在解決了工作中的問題後，工作能力卓越的人不僅滿足於「解決」，更會進一步投入到整理經驗，制定出工作中的SOP。這樣的做法不僅有助於個人成長，更能提升整個團隊的效能。 撰寫「避坑指南」或「工作流程傻瓜指南」，分享解決問題的思維和方法，使得團隊成員能夠更迅速、更有效的應對類似的挑戰。這種分享經驗的文化有助於建立一個學習型團隊，進而提高整體工作的水準。 2.多一頁總結，促進自我成長 在完成專案並進行報告後，工作能力卓越的人會進一步反思專案的過程和結果。透過撰寫一頁的個人總結，深入思考過程中的得失，有助於更全面的了解自己在專案中的角色和影響。 同時，這也是一個自我成長的機會，這麼做能夠清晰的看到自己在團隊中的價值，並為下次的專案提前做好準備。此外，預先整理出可能的QA，也能更好的應對主管提出的問題，進一步展示對專案的深刻理解和對成果的負責態度。 3.多一次分擔的機會，取得主管支持 在職場上，懂得與他人合作並善用團隊資源，是至關重要的。即使個人能力強大，也應該懂得分擔，與團隊共同努力。這其中，最關鍵的就是獲得長官的支持，也就是俗稱的「懂得要資源」。 儘管自己可能能夠獨挑大樑完成任務，但學會向上司展示自己的存在價值，善用分擔的機會，是實現更大目標的關鍵。這並不是顯示無能，而是為了達到結果的一種巧妙手段。善用可借力之處，同時懷著索要、協同、感激的態度，將能力和資源組合起來，發揮最大的效益。 4.清單式的文件，更好親近群眾 在撰寫文件和培訓資料時，雖然有邏輯性和結構化是重要的，但要注意目標受眾的理解能力。基層員工更傾向於清單式的文件和簡單明瞭的語言，而非過於晦澀高深的「策略性用語」。因此，在梳理文件時，最好使用清單式、情境呈現和簡單的措辭，使得基層員工更容易理解和執行。 除了邏輯性，還應關注實用性，讓文件更加實際，符合基層員工的實際需求。這種「貼地氣」的方式能夠確保培訓的效果更佳，讓團隊成員更容易掌握和應用所學。 ＊本文獲「胡言亂語股票討論區 」授權轉載，原文：職場守則｜工作能力强的人，其實就是凡事多做一步 責任編輯：湯明潔核稿編輯：陳瑋鴻 ... 2024.06.12
管理 「憑經驗」做事，就像大海撈針！台積電前主管，一招系統性歸因 有一次我在企業輔導「問題分析與解決的專案」時，有一組的報告，令我印象非常深刻。 這是一家做飲料的公司，鋪貨通路是在7-11和全家。而他們遇到的問題是，飲料在出貨前常會有破損狀況，他們想找出破損的根本原因，提高產品品質。目前的產品破損率是5%，而他們的目標是0%。 是什麼原因造成產品的破損率高呢？在輔導的會議中，公司的協理也參與討論，他聽了一段討論之後，忍不住開口：「你們在找原因時非常發散，很像大海撈針，全是用自己的經驗在找原因，亂槍打鳥、毫無邏輯，根本不知道它的完整性。」 聽到協理這樣講，我馬上拿起麥克風，緩和一下當時會議的氣氛：「大家現在的分析方式，如果遇到比較簡單的問題，其實沒什麼問題，只是當你遇到了比較複雜、有時效性的問題，使用層別法可以快速幫你分析聚焦，找到關鍵問題。」 層別法 層別法是一種分層別類的問題分析方法，將資料根據某種標準或變數加以分類，分別作分析的方法。 例如：這陣子很多人確診，如果想知道為什麼這群人會確診，運用既有的經驗去找原因，就像大海撈針，範圍非常大。但如果可以把確診人群加以分類：是哪些人確診？年紀多大？有沒有打過疫苗？是什麼樣的職業？性別？居住地？從以上變數分類，或許就會得到結論：這陣子的確診人群主要集中在Ａ地區，而且沒打滿3劑者占確診總數Ｏ成。接下來，再針對這個論述發展原因，了解他們為什麼會確診。 層別法應用：飲料破損率過高，怎麼解決？ 回到產品破損高的問題。假設，產品破損的瓶子數量總共有100瓶，我們想了4個類別來做分類。此種分析稱為「個別層別」，也就是針對一群資料做單獨層別。 1. 產品別：哪一種產品的破損率較高？2. 排班別：哪一個班別的破損率較高？是日班、中班，還是夜班？3. 破損位置：瓶子破損都在哪些位置？4. 破損缺陷：所謂破損，是裂掉？有很大的裂痕？還是一點點損傷？ 來源：品碩創新 我們針對這4個類別分別找出數字，結果發現，在破損的位置（分為瓶子上面、中間、下面），居然有90%的破損位置，都是在瓶蓋附近的位置，也就是瓶子上方。 接著，我們根據破損位置，再做層別分析。這稱為「連續層別」，也就是根據一群資料做層別、層別、再層別，由此畫出層別法的樹狀圖。我把這個樹狀圖稱作「層別樹」。層別樹可以幫助我們看出問題分類的全貌。 接著我們用排班別來做分析，後來也得到一個非常關鍵的線索，就是90%瓶子上面的位置，居然有高達90％都是在夜班發生的，等於有81％（90％×90％）的產品破損來自於此。從上面的例子換算，破損的100瓶中，有81瓶破損是在夜班發生，破損位置在瓶子的上方。 來源：品碩創新 分析到這裡，教室同仁的眼睛為之一亮。接下來，只要針對夜班同仁去了解，去實際現場看一下，就能快速找出破損原因。問題經過拆解之後，關鍵問題浮現，原因出來了，對策也出來了，問題就可以快速解決。 層別法的優點，不僅在於能幫助我們找到解決問題的曙光，更重要的是，它一點都不難。只要我們在解決問題時，記得踩住煞車，先拿出層別法來分析。這就所謂的思維切換。 如果擔心自己會忘記，建議製作一個層別法的PowerPoint模板，往後每當需要解決問題，就可以拿出這份模板，套入各種情境。不論生活或是工作，好好運用層別法，會讓你解決問題更加容易。 責任編輯：李頤欣核稿編輯：易佳蓉 ... 2022.05.12
